ค่าเดินทางควรรวมเป็นเงินเดือนหรือแยกจ่าย? วิเคราะห์กฎหมายแรงงานและสิทธิพนักงาน

ค่าเดินทางเป็นองค์ประกอบรายได้ที่พบได้บ่อยในหลายธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นโรงงาน ร้านอาหาร โรงแรม ธุรกิจขนส่ง งานขาย งานบริการภาคสนาม หรืองานสำนักงานที่ตั้งอยู่ห่างจากระบบขนส่งสาธารณะ บางบริษัทกำหนดเงินเดือนก้อนเดียวโดยรวมค่าเดินทางไว้แล้ว ขณะที่บางบริษัทแยกเป็น “เงินเดือน” และ “ค่าเดินทาง” คนละรายการ

คำถามสำคัญจึงไม่ได้มีเพียงว่าแบบใดบริหารง่ายกว่า แต่ยังต้องพิจารณาว่าเงินดังกล่าวเข้าลักษณะเป็น “ค่าจ้าง” ตามกฎหมายหรือไม่ ต้องนำไปคำนวณค่าล่วงเวลา ค่าชดเชย เงินสมทบประกันสังคม และภาษีอย่างไร รวมถึงการแยกจ่ายจะกระทบสิทธิของพนักงานหรือสร้างความเสี่ยงให้นายจ้างในอนาคตหรือไม่

คำตอบในทางบริหารค่าตอบแทนคือ บริษัทควรแยกแสดงเงินเดือนพื้นฐานและค่าเดินทางให้ชัดเจน แต่การแยกรายการไม่ได้หมายความว่าค่าเดินทางจะไม่ใช่ค่าจ้างตามกฎหมายเสมอไป

หากค่าเดินทางเป็นเงินที่จ่ายประจำ จำนวนแน่นอน จ่ายเพื่อตอบแทนการมาทำงานหรือการปฏิบัติงานตามหน้าที่ และพนักงานไม่ต้องแสดงหลักฐานค่าใช้จ่าย เงินดังกล่าวมีความเสี่ยงสูงที่จะถูกพิจารณาว่าเป็นส่วนหนึ่งของค่าจ้าง แม้บริษัทจะเรียกว่า “ค่าเดินทาง” “ค่ารถ” “ค่าน้ำมัน” หรือ “สวัสดิการ” ก็ตาม

ในทางกลับกัน หากเป็นการคืนค่าใช้จ่ายที่พนักงานจ่ายจริงจากการเดินทางไปทำงานนอกสถานที่ มีการอนุมัติการเดินทาง มีใบเสร็จหรือหลักฐาน และไม่มีการเดินทางก็ไม่มีสิทธิเบิก รายการดังกล่าวมีลักษณะใกล้เคียงกับ “ค่าใช้จ่ายของบริษัท” มากกว่าค่าจ้างn

บทความนี้วิเคราะห์ในบริบทกฎหมายและการบริหารทรัพยากรบุคคลของประเทศไทย ณ ปี 2569 สำหรับนายจ้าง ผู้บริหาร HR ผู้จัดการ และพนักงานทั่วไป

คำตอบสรุป: ควรแยกแสดง แต่ต้องแยกให้ตรงกับวัตถุประสงค์ของเงิน

วิธีที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรส่วนใหญ่ไม่ใช่การเลือกว่าจะ “รวมทั้งหมด” หรือ “แยกทั้งหมด” แต่เป็นการจัดโครงสร้างเงินให้ตรงกับความเป็นจริง

เงินเดือนพื้นฐานควรสะท้อนมูลค่าของตำแหน่ง ความรับผิดชอบ ทักษะ ประสบการณ์ และค่าตอบแทนสำหรับเวลาทำงานปกติ ส่วนค่าเดินทางประจำควรแยกแสดงเพื่อให้พนักงานและบริษัททราบว่าเป็นเงินที่จ่ายด้วยเหตุผลใด

อย่างไรก็ตาม หากค่าเดินทางประจำนั้นรับประกันว่าจะจ่ายทุกเดือน ไม่มีเงื่อนไขเรื่องค่าใช้จ่ายจริง และจ่ายเนื่องจากพนักงานต้องทำงานตามหน้าที่ บริษัทควรบริหารรายการดังกล่าวด้วยความระมัดระวังเสมือนเป็นส่วนหนึ่งของค่าจ้าง ไม่ควรคิดว่าเพียงแยกชื่อในสลิปเงินเดือนแล้วจะสามารถตัดออก ลดลง หรือไม่นำมาคำนวณสิทธิตามกฎหมายได้โดยอัตโนมัติ

สำหรับค่าเดินทางที่เกิดจากการไปพบลูกค้า ไปตรวจงาน ไปอบรม ไปส่งสินค้า หรือเดินทางไปทำงานนอกสถานที่ชั่วคราว ควรแยกออกเป็นระบบเบิกค่าใช้จ่าย ไม่ควรนำไปรวมไว้ในเงินเดือน เพราะจะทำให้บริษัทไม่ทราบต้นทุนการเดินทางที่แท้จริง และอาจทำให้พนักงานต้องรับภาระค่าใช้จ่ายของบริษัทเอง

ก่อนตัดสินใจ ต้องแยกความหมายของ “ค่าเดินทาง” ให้ชัดเจน

ปัญหาส่วนใหญ่เกิดจากการใช้คำว่า “ค่าเดินทาง” เรียกเงินหลายประเภทที่มีลักษณะไม่เหมือนกัน การวิเคราะห์จึงควรเริ่มจากการแบ่งค่าเดินทางออกเป็นอย่างน้อยสามกลุ่ม

กลุ่มแรก ค่าเดินทางจากบ้านมาสถานที่ทำงานประจำ

ตัวอย่างเช่น บริษัทจ่ายค่ารถเดือนละ 1,500 บาทให้พนักงานทุกคน หรือจ่ายวันละ 60 บาทเฉพาะวันที่มาทำงาน รายการนี้อาจเรียกว่าค่าเดินทาง ค่ารถ ค่าน้ำมัน หรือเงินช่วยเหลือการเดินทาง

หากเป็นเงินที่จ่ายเป็นประจำในอัตราแน่นอน โดยไม่พิจารณาว่าพนักงานเดินทางด้วยรถยนต์ รถจักรยานยนต์ รถโดยสาร หรือเดินเท้ามาทำงาน เงินดังกล่าวมีลักษณะเป็นรายได้ประจำของพนักงานมากกว่าการคืนค่าใช้จ่ายตามจริง

กลุ่มที่สอง ค่าเดินทางหรือค่าพาหนะประจำตำแหน่ง

มักพบในตำแหน่งพนักงานขาย วิศวกรบริการ พนักงานตรวจสอบ พนักงานส่งสินค้า หรือผู้จัดการที่ต้องเดินทางเป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น จ่ายค่าพาหนะประจำเดือนละ 3,000 บาทโดยไม่ต้องยื่นใบเสร็จ

แม้เงินประเภทนี้จะมีวัตถุประสงค์ช่วยเรื่องการเดินทาง แต่หากจ่ายเหมาทุกเดือน ไม่สัมพันธ์กับค่าใช้จ่ายจริง และพนักงานได้รับเนื่องจากต้องปฏิบัติหน้าที่ตามตำแหน่ง ก็อาจเป็นค่าตอบแทนการทำงานตามปกติได้

กลุ่มที่สาม ค่าเดินทางเพื่อปฏิบัติงานนอกสถานที่ตามจริง

ตัวอย่างเช่น พนักงานได้รับมอบหมายให้เดินทางไปพบลูกค้าต่างจังหวัด บริษัทจ่ายค่าตั๋วเครื่องบิน ค่ารถแท็กซี่ ค่าน้ำมัน ค่าทางด่วน และค่าที่พักตามใบเสร็จ หรือจ่ายตามระยะทางที่ใช้งานจริง

รายการลักษณะนี้มีวัตถุประสงค์ชดใช้ค่าใช้จ่ายที่พนักงานสำรองจ่ายเพื่อประโยชน์ของนายจ้าง จึงต่างจากรายได้ประจำที่จ่ายเพื่อตอบแทนการทำงาน

การเรียกเงินทั้งสามแบบว่า “ค่าเดินทาง” เหมือนกัน แต่ใช้หลักเกณฑ์ทางบัญชี ภาษี ประกันสังคม และกฎหมายแรงงานเหมือนกันทั้งหมด เป็นความผิดพลาดที่อาจสร้างภาระย้อนหลังให้บริษัทได้

เงินเดือนกับค่าจ้างไม่ใช่คำเดียวกันในทุกกรณี

ในทางปฏิบัติ คนทั่วไปมักใช้คำว่า “เงินเดือน” หมายถึงเงินประจำที่พนักงานได้รับทุกเดือน แต่ในทางกฎหมายต้องพิจารณาคำว่า “ค่าจ้าง” ซึ่งมีความหมายกว้างกว่า

กระทรวงแรงงานอธิบายว่า ค่าจ้างคือเงินที่นายจ้างและลูกจ้างตกลงจ่ายเป็นค่าตอบแทนการทำงานตามสัญญาจ้าง สำหรับเวลาทำงานปกติ ไม่ว่าจะคิดเป็นรายชั่วโมง รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือตามผลงาน รวมถึงเงินที่ต้องจ่ายในวันหยุดและวันลาบางประเภทที่ลูกจ้างมีสิทธิตามกฎหมายด้วย 

ดังนั้น การพิจารณาว่าเงินรายการใดเป็นค่าจ้างหรือไม่ ต้องดูองค์ประกอบสำคัญ เช่น

1. เงินนั้นจ่ายเพื่อตอบแทนการทำงานหรือไม่
2. จ่ายเป็นประจำหรือมีอัตราแน่นอนหรือไม่
3. พนักงานต้องแสดงหลักฐานค่าใช้จ่ายจริงหรือไม่
4. หากไม่มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น พนักงานยังได้รับเงินหรือไม่
5. เงินนั้นผูกกับการทำงานในเวลาปกติหรือเป็นค่าใช้จ่ายเฉพาะกิจ
6. พนักงานสามารถนำเงินส่วนที่เหลือไปใช้ส่วนตัวได้หรือไม่

ชื่อที่นายจ้างกำหนดในสัญญา สลิปเงินเดือน หรือนโยบายภายในเป็นเพียงข้อมูลประกอบ ไม่ใช่สิ่งที่ตัดสินสถานะของเงินโดยลำพัง

แยกจ่ายค่าเดินทางแล้วจะไม่เป็นค่าจ้างจริงหรือไม่

การแยกค่าเดินทางออกจากเงินเดือนไม่ได้ทำให้เงินนั้นกลายเป็นสวัสดิการหรือค่าใช้จ่ายของบริษัทโดยอัตโนมัติ

กองนิติการ กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานได้เผยแพร่แนวคำพิพากษาที่ระบุว่า ค่าเดินทาง ค่าเช่าบ้าน และค่าโทรศัพท์ซึ่งจ่ายแบบเหมารายเดือน โดยไม่คำนึงว่าลูกจ้างจะใช้จ่ายเงินนั้นจริงหรือไม่ ถือเป็นค่าจ้างตามมาตรา 5 ได้ 

ตัวอย่างเช่น บริษัทจ่ายเงินเดือน 18,000 บาท และจ่ายค่าเดินทางเพิ่มอีก 2,000 บาททุกเดือน พนักงานไม่ต้องยื่นใบเสร็จ ไม่ว่าพนักงานจะมีค่าเดินทางจริงเพียง 500 บาทหรือ 3,000 บาทก็ได้รับเท่าเดิม กรณีนี้มีลักษณะเป็นรายได้ประจำที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน จึงมีความเสี่ยงสูงที่จะถูกพิจารณาว่าค่าจ้างรวมคือ 20,000 บาท ไม่ใช่เพียง 18,000 บาท

แม้เงินจะไม่ได้จ่ายในวันลา วันหยุด หรือวันที่ไม่มาทำงาน ก็ไม่ได้หมายความว่าจะไม่ใช่ค่าจ้างเสมอไป มีแนวคำพิพากษาที่กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานนำมาเผยแพร่ว่า เบี้ยเลี้ยงซึ่งจ่ายให้ลูกจ้างในอัตรารายวันแน่นอนสำหรับการมาทำงานตามเวลาปกติ และไม่ได้เป็นค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานหรือเงินจูงใจจากผลงาน สามารถถือเป็นส่วนหนึ่งของค่าจ้างได้ 

ประเด็นสำคัญจึงอยู่ที่ “เหตุผลที่จ่าย” และ “วิธีการจ่าย” ไม่ใช่เพียงชื่อของรายการ

กรณีใดควรรวมค่าเดินทางไว้ในเงินเดือน

การรวมค่าเดินทางไว้ในเงินเดือนอาจเหมาะกับองค์กรที่ต้องการโครงสร้างค่าตอบแทนเรียบง่าย และไม่ต้องการแบ่งรายได้ประจำออกเป็นหลายรายการ

ตัวอย่างเช่น บริษัทกำหนดเงินเดือนตำแหน่งเจ้าหน้าที่ธุรการไว้ที่ 20,000 บาท โดยประเมินแล้วว่าอัตรานี้เพียงพอสำหรับค่าครองชีพและค่าเดินทางของตลาดแรงงานในพื้นที่ บริษัทไม่ต้องการกำหนดเงื่อนไขการเดินทางหรือจ่ายเงินช่วยเหลือเพิ่มเติม กรณีนี้สามารถเสนอเป็นเงินเดือน 20,000 บาทโดยไม่ต้องแยกค่าเดินทางได้

ข้อดีคือพนักงานเข้าใจรายได้ประจำได้ง่าย ไม่ต้องกังวลว่าค่าเดินทางจะถูกตัดในเดือนที่ลา หยุดงาน หรือเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน และลดความขัดแย้งว่ารายการใดต้องนำมาคำนวณสิทธิ

สำหรับพนักงาน การมีฐานเงินเดือนสูงมักเป็นประโยชน์กว่าในเชิงนโยบายบริษัท เพราะโบนัส กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ การปรับเงินเดือน วงเงินกู้ หรือสวัสดิการบางประเภทอาจคำนวณจาก “เงินเดือนพื้นฐาน” เท่านั้น อย่างไรก็ตาม เรื่องดังกล่าวขึ้นอยู่กับระเบียบของแต่ละองค์กร ไม่ใช่ว่าค่าเดินทางจะต้องนำมาคำนวณโบนัสหรือกองทุนสำรองเลี้ยงชีพตามกฎหมายทุกกรณี

ข้อเสียของการรวมไว้ในเงินเดือนคือ บริษัทจะไม่สามารถแยกต้นทุนค่าเดินทางออกจากค่าตอบแทนตำแหน่งได้ชัดเจน และหากในอนาคตพนักงานเปลี่ยนไปทำงานจากที่บ้าน ย้ายสาขา หรือไม่ต้องเดินทางแล้ว บริษัทก็ไม่สามารถลดเงินเดือนลงตามค่าเดินทางที่ลดลงได้โดยง่าย

กระทรวงแรงงานให้แนวทางว่า การลดค่าจ้างควรเกิดจากข้อตกลงและความยินยอมของลูกจ้าง ไม่ใช่การลดฝ่ายเดียวของนายจ้าง 

ดังนั้น หากบริษัทตั้งใจให้เงินจำนวนดังกล่าวเปลี่ยนแปลงได้ตามพื้นที่หรือลักษณะการทำงาน การรวมทั้งหมดไว้ในเงินเดือนอาจไม่ตอบโจทย์ด้านบริหารต้นทุน

กรณีใดควรแยกค่าเดินทางออกจากเงินเดือน

การแยกค่าเดินทางเหมาะกับกรณีที่บริษัทต้องการแสดงโครงสร้างค่าตอบแทนให้โปร่งใส หรือพนักงานแต่ละกลุ่มมีภาระการเดินทางไม่เท่ากัน

ตัวอย่างเช่น โรงงานตั้งอยู่ในพื้นที่ที่ไม่มีรถโดยสารสาธารณะ บริษัทอาจกำหนดเงินเดือนตามโครงสร้างตำแหน่ง และจ่ายค่าเดินทางเพิ่มเติมให้เฉพาะพนักงานที่ไม่ได้ใช้รถรับส่งของบริษัท หรือจ่ายตามจำนวนวันที่เข้าทำงานในสถานประกอบการ

การแยกเช่นนี้ช่วยให้บริษัทจัดทำนโยบายได้ชัดเจนว่าใครมีสิทธิ ได้รับจำนวนเท่าใด และจะเปลี่ยนแปลงอย่างไรเมื่อย้ายสถานที่ทำงานหรือเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน

อย่างไรก็ตาม บริษัทต้องแยกให้ออกระหว่าง “แยกรายการเพื่อความโปร่งใส” กับ “แยกเพื่อหลีกเลี่ยงการเป็นค่าจ้าง”

หากบริษัทจ่ายเงินจำนวนเดิมทุกเดือนโดยไม่มีเงื่อนไขเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายจริง แม้จะแยกในสลิปเงินเดือน ก็ยังอาจเป็นค่าจ้างได้ บริษัทจึงควรนำรายการดังกล่าวมาพิจารณาในการคำนวณสิทธิตามกฎหมายอย่างรอบคอบ

ส่วนค่าเดินทางเพื่อทำงานนอกสถานที่ตามคำสั่งนายจ้างควรแยกจากเงินเดือนอย่างชัดเจน และใช้ระบบเบิกจ่ายตามหลักฐานหรืออัตราที่กำหนด เพราะค่าใช้จ่ายประเภทนี้เป็นต้นทุนในการดำเนินธุรกิจ ไม่ควรผลักให้พนักงานรับผิดชอบผ่านเงินเดือนปกติ

ผลกระทบต่อค่าล่วงเวลาและค่าทำงานในวันหยุด

เมื่อค่าเดินทางมีลักษณะเป็นค่าจ้าง เงินดังกล่าวอาจต้องนำมาพิจารณาเป็นส่วนหนึ่งของอัตราค่าจ้างที่ใช้คำนวณค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด หรือค่าล่วงเวลาในวันหยุด ทั้งนี้ต้องพิจารณาลักษณะงาน วิธีการจ่าย และสิทธิของลูกจ้างแต่ละประเภทประกอบกัน

ตัวอย่างเช่น พนักงานได้รับเงินเดือน 15,000 บาทและค่าเดินทางประจำ 1,500 บาท หากค่าเดินทางนั้นเป็นค่าตอบแทนการทำงานในเวลาปกติ อัตราค่าจ้างที่แท้จริงอาจไม่ได้จำกัดอยู่เพียงเงินเดือน 15,000 บาท

หากบริษัทคำนวณค่าล่วงเวลาจากเงินเดือนพื้นฐานเพียงอย่างเดียว ทั้งที่เงินอีกส่วนมีลักษณะเป็นค่าจ้าง อาจเกิดข้อเรียกร้องค่าล่วงเวลาส่วนขาดย้อนหลังได้

องค์กรจึงไม่ควรใช้วิธีแบ่งค่าตอบแทนออกเป็นเงินเดือนต่ำและเงินช่วยเหลือหลายรายการ เพียงเพื่อทำให้ฐานคำนวณค่าล่วงเวลาต่ำลง เพราะศาลและหน่วยงานรัฐสามารถพิจารณาจากสาระสำคัญของการจ่ายเงินจริง

ผลกระทบต่อค่าชดเชยเมื่อเลิกจ้าง

ค่าชดเชยตามกฎหมายแรงงานคำนวณจากค่าจ้างอัตราสุดท้ายตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด ดังนั้น หากค่าเดินทางเป็นส่วนหนึ่งของค่าจ้าง ก็อาจต้องนำมารวมเป็นฐานคำนวณค่าชดเชยด้วย

แนวคำพิพากษาที่กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานเผยแพร่แสดงให้เห็นว่า เงินค่าเดินทาง ค่าเช่าบ้าน และค่าโทรศัพท์แบบเหมาจ่ายประจำ สามารถถือเป็นค่าจ้างและเกี่ยวข้องกับการคำนวณค่าชดเชยได้ 

ตัวอย่างเช่น พนักงานได้รับเงินเดือน 25,000 บาทและค่าเดินทางประจำ 3,000 บาทมาหลายปี หากบริษัทเลิกจ้างและคำนวณค่าชดเชยจาก 25,000 บาทเพียงอย่างเดียว พนักงานอาจโต้แย้งว่าค่าจ้างอัตราสุดท้ายคือ 28,000 บาท

ความเสี่ยงจะสูงขึ้นเมื่อค่าเดินทางมีลักษณะดังต่อไปนี้

• จ่ายทุกเดือนในจำนวนแน่นอน
• พนักงานไม่ต้องยื่นหลักฐาน
• จ่ายให้ตามตำแหน่งงาน
• พนักงานมีสิทธิได้รับเป็นประจำ
• จำนวนเงินไม่สัมพันธ์กับค่าใช้จ่ายจริง
• บริษัทเคยนำมารวมเป็นรายได้ประจำในเอกสารอื่น

การกำหนดในสัญญาว่า “ค่าเดินทางไม่ถือเป็นค่าจ้าง” อาจไม่เพียงพอ หากข้อเท็จจริงในการจ่ายแสดงว่าเป็นค่าตอบแทนการทำงานตามปกติ

ผลกระทบต่อประกันสังคม

พระราชบัญญัติประกันสังคมใช้คำนิยามค่าจ้างในลักษณะกว้าง โดยหมายถึงเงินทุกประเภทที่นายจ้างจ่ายเป็นค่าตอบแทนการทำงานในวันและเวลาทำงานปกติ ไม่ว่าจะเรียกชื่อหรือกำหนดวิธีจ่ายอย่างไร 

ดังนั้น หากค่าเดินทางเป็นเงินประจำที่จ่ายเพื่อตอบแทนการทำงาน บริษัทควรตรวจสอบว่าต้องนำมารวมเป็นค่าจ้างสำหรับส่งเงินสมทบประกันสังคมหรือไม่ ไม่ควรตัดออกจากฐานเงินสมทบเพียงเพราะตั้งชื่อว่าเป็นสวัสดิการ

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2569 ค่าจ้างสูงสุดที่ใช้เป็นฐานคำนวณเงินสมทบผู้ประกันตนมาตรา 33 อยู่ที่ 17,500 บาทต่อเดือนสำหรับช่วงปี 2569–2571 ตามกฎกระทรวงที่ประกาศในราชกิจจานุเบกษา ภายใต้อัตราปกติร้อยละ 5 เงินสมทบสูงสุดของฝ่ายลูกจ้างจึงอยู่ที่ 875 บาทต่อเดือน 

ตัวอย่างเช่น พนักงานได้รับเงินเดือน 16,000 บาทและค่าเดินทางประจำ 1,500 บาท หากค่าเดินทางถูกจัดเป็นค่าจ้าง ฐานเงินสมทบอาจเป็น 17,500 บาท ทำให้เงินสมทบฝ่ายลูกจ้างอยู่ที่ 875 บาท แทนที่จะคำนวณจาก 16,000 บาท

แต่หากพนักงานได้รับเงินเดือน 25,000 บาทอยู่แล้ว การเพิ่มค่าเดินทางประจำอีก 2,000 บาทจะไม่ทำให้เงินสมทบเกินเพดาน 17,500 บาทในช่วงเวลาปัจจุบัน แม้รายการดังกล่าวจะเป็นค่าจ้างก็ตาม

บริษัทควรกำหนดแนวทางระหว่างฝ่าย HR บัญชี และ Payroll ให้ตรงกัน เพราะการแสดงค่าเดินทางเป็นค่าจ้างในเอกสารหนึ่ง แต่ไม่นำส่งเงินสมทบในอีกระบบหนึ่ง อาจสร้างคำถามเมื่อมีการตรวจสอบบัญชีค่าจ้าง

ผลกระทบด้านภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

เงินเดือน ค่าจ้าง เบี้ยเลี้ยง โบนัส และประโยชน์ที่ได้รับเนื่องจากการจ้างแรงงาน โดยทั่วไปเป็นเงินได้จากการจ้างแรงงานที่ต้องนำมารวมคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา 

ดังนั้น ค่าเดินทางประจำที่บริษัทจ่ายให้พนักงานทุกเดือน โดยพนักงานสามารถนำไปใช้ได้โดยไม่ต้องพิสูจน์ค่าใช้จ่ายจริง โดยทั่วไปควรรวมเป็นเงินได้ของพนักงานในการคำนวณภาษีและภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ส่วนค่าเบี้ยเลี้ยงหรือค่าเดินทางที่เกิดจากการเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสำนักงานเป็นครั้งคราว อาจได้รับยกเว้นภาษีได้เมื่อเข้าเงื่อนไข เช่น เป็นค่าใช้จ่ายที่จำเป็นต่อการปฏิบัติหน้าที่ จ่ายไปโดยสุจริต และอยู่ภายในหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด 

จึงต้องแยกระหว่างสองสถานการณ์ให้ชัดเจน

• ค่าเดินทางจากบ้านมายังสถานที่ทำงานประจำแบบเหมาจ่าย มีลักษณะเป็นประโยชน์ที่ได้จากการจ้างงาน
• ค่าเดินทางไปทำงานนอกสถานที่ตามคำสั่งบริษัท มีลักษณะเป็นค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติหน้าที่

การนำค่าเดินทางทุกประเภทไปถือว่าได้รับยกเว้นภาษีทั้งหมดเป็นแนวทางที่มีความเสี่ยง

ผลกระทบต่อโบนัส กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และการปรับเงินเดือน

แม้ค่าเดินทางจะถูกพิจารณาว่าเป็นค่าจ้างตามกฎหมายแรงงาน แต่ไม่ได้หมายความว่าจะต้องนำมารวมคำนวณโบนัส กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือการปรับเงินเดือนประจำปีเสมอไป

สิทธิในส่วนนี้ขึ้นอยู่กับข้อบังคับ กองทุน ระเบียบบริษัท สัญญาจ้าง หรือประกาศที่นายจ้างกำหนดไว้

ตัวอย่างเช่น บริษัทอาจกำหนดว่า

• โบนัสคำนวณจากเงินเดือนพื้นฐาน
• เงินสะสมกองทุนสำรองเลี้ยงชีพคิดจากเงินเดือนประจำ
• การปรับเงินเดือนประจำปีเพิ่มเฉพาะฐานเงินเดือน
• ค่าเดินทางทบทวนตามนโยบายสถานที่ทำงาน
• ค่าชดเชยตามกฎหมายคำนวณจากค่าจ้างตามข้อเท็จจริง

ด้วยเหตุนี้ พนักงานที่ได้รับข้อเสนอ “เงินเดือน 18,000 บาทและค่าเดินทาง 2,000 บาท” อาจไม่ได้มีสถานะทางการเงินเท่ากับพนักงานที่ได้รับเงินเดือน 20,000 บาท แม้เงินเข้าบัญชีประจำต่อเดือนจะเท่ากัน

หากโบนัสเท่ากับหนึ่งเดือนของเงินเดือนพื้นฐาน พนักงานรายแรกอาจได้รับโบนัส 18,000 บาท ขณะที่รายที่สองได้รับ 20,000 บาท ทั้งนี้ต้องดูนโยบายของบริษัทเป็นหลัก

มุมมองของพนักงาน: ควรเลือกเงินเดือนสูงหรือค่าเดินทางสูง

หากมีข้อเสนอสองแบบที่รายได้รวมเท่ากัน เช่น

• เงินเดือน 20,000 บาท ไม่มีค่าเดินทาง
• เงินเดือน 17,000 บาท ค่าเดินทาง 3,000 บาท

โดยทั่วไปพนักงานควรให้ความสำคัญกับข้อเสนอที่มีฐานเงินเดือนสูงกว่า เว้นแต่บริษัทจะยืนยันชัดเจนว่าค่าเดินทางเป็นรายได้ประจำและถูกนำไปคำนวณสิทธิทุกประเภทในลักษณะเดียวกับเงินเดือน

เหตุผลคือเงินเดือนพื้นฐานมักถูกใช้เป็นฐานในกระบวนการภายในหลายเรื่อง เช่น การขึ้นเงินเดือน โบนัส กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ การพิจารณาวงเงินสินเชื่อ และการเปรียบเทียบเงินเดือนเมื่อต้องการเปลี่ยนงาน

ก่อนรับข้อเสนอ พนักงานควรถามให้ชัดว่า

1. ค่าเดินทางรับประกันว่าจะจ่ายทุกเดือนหรือไม่
2. หากลาป่วย ลาพักร้อน หรือทำงานจากบ้านจะยังได้รับหรือไม่
3. ต้องยื่นใบเสร็จหรือหลักฐานการเดินทางหรือไม่
4. ค่าเดินทางถูกนำส่งประกันสังคมหรือไม่
5. ใช้เป็นฐานคำนวณค่าล่วงเวลาหรือค่าชดเชยหรือไม่
6. โบนัสและกองทุนสำรองเลี้ยงชีพคำนวณจากเงินเดือนส่วนใด
7. บริษัทสามารถยกเลิกค่าเดินทางเมื่อย้ายสาขาหรือเปลี่ยนตำแหน่งได้หรือไม่
8. ตัวเลข “รายได้รวม” ในประกาศงานเป็นรายได้ประจำจริงหรือเป็นเพียงจำนวนสูงสุดตามเงื่อนไข

คำตอบเหล่านี้ควรปรากฏในหนังสือเสนอจ้าง สัญญาจ้าง หรือนโยบายที่พนักงานสามารถตรวจสอบได้ ไม่ควรอาศัยเพียงคำอธิบายด้วยวาจา

มุมมองของนายจ้างและ HR: โครงสร้างที่เหมาะสมควรเป็นอย่างไร

สำหรับองค์กรส่วนใหญ่ แนวทางที่สมดุลที่สุดคือการแบ่งเงินออกเป็นสามชั้นอย่างชัดเจน

ชั้นที่หนึ่ง เงินเดือนพื้นฐาน

ควรสะท้อนมูลค่าของงานและเป็นค่าตอบแทนหลักสำหรับเวลาทำงานปกติ เงินเดือนพื้นฐานควรมีความเหมาะสมกับระดับตำแหน่ง ตลาดแรงงาน และอัตราค่าจ้างขั้นต่ำที่ใช้บังคับ

บริษัทไม่ควรกำหนดฐานเงินเดือนต่ำเกินไปแล้วใช้ค่าเดินทางที่มีเงื่อนไขหรือเงินเบิกคืนมาทำให้รายได้ดูเหมือนสูง เพราะพนักงานอาจไม่ได้รับเงินส่วนนั้นในบางเดือน และอาจเกิดปัญหาเรื่องการปฏิบัติตามกฎหมายค่าจ้าง

ชั้นที่สอง ค่าเดินทางประจำ

หากบริษัทต้องการช่วยเหลือพนักงานเรื่องการเดินทางมาทำงาน ควรแยกแสดงเป็นรายการ และกำหนดหลักเกณฑ์อย่างเป็นธรรม เช่น อิงสถานที่ทำงาน ระยะทาง การใช้รถรับส่ง จำนวนวันที่เข้าทำงาน หรือระดับตำแหน่ง

หากเงินดังกล่าวจ่ายประจำและไม่ต้องพิสูจน์ค่าใช้จ่าย บริษัทควรประเมินไว้ล่วงหน้าว่าอาจเป็นค่าจ้าง และจัดการเรื่องค่าล่วงเวลา ค่าชดเชย ประกันสังคม และภาษีให้สอดคล้องกัน

ชั้นที่สาม ค่าเดินทางเพื่อธุรกิจ

ค่าแท็กซี่ ค่าน้ำมัน ค่าทางด่วน ค่าตั๋วโดยสาร ค่าเช่ารถ และค่าที่พักที่เกิดจากการปฏิบัติงานควรเข้าสู่ระบบเบิกค่าใช้จ่าย มีคำสั่งหรือการอนุมัติเดินทาง มีหลักฐาน และกำหนดระยะเวลาการเบิกอย่างชัดเจน

เงินประเภทนี้ไม่ควรถูกนำไปโฆษณาเป็นส่วนหนึ่งของเงินเดือนหรือรายได้ประจำ เพราะเป็นเงินที่พนักงานได้รับคืนหลังจากใช้จ่ายเพื่อบริษัท ไม่ใช่ผลตอบแทนที่พนักงานสามารถเก็บไว้ทั้งหมด

ตัวอย่างการวิเคราะห์ค่าเดินทางในสถานการณ์ต่าง ๆ

กรณีที่หนึ่ง เงินเดือนรวมค่าเดินทางแล้ว 20,000 บาท

บริษัทระบุชัดว่าเงินเดือน 20,000 บาทต่อเดือน ไม่มีค่าเดินทางเพิ่มเติม รายการนี้บริหารง่ายและถือเป็นค่าจ้างประจำทั้งหมด

หากพนักงานต้องเดินทางไปทำงานนอกสถานที่ตามคำสั่งบริษัท บริษัทควรจ่ายค่าใช้จ่ายในการเดินทางดังกล่าวเพิ่มเติม ไม่ควรอ้างว่าเงินเดือนรวมค่าเดินทางทุกกรณีแล้ว เว้นแต่มีข้อตกลงที่ชัดเจนและเหมาะสมกับข้อเท็จจริง

กรณีที่สอง เงินเดือน 18,000 บาทและค่าเดินทางประจำ 2,000 บาท

ค่าเดินทางจ่ายทุกเดือน ไม่ต้องแสดงใบเสร็จ และพนักงานได้รับจำนวนเท่าเดิมไม่ว่าจะเดินทางด้วยวิธีใด

แม้สลิปเงินเดือนจะแสดงเป็นสองรายการ แต่ค่าเดินทางมีความเสี่ยงสูงที่จะเป็นค่าจ้าง ทำให้ค่าจ้างรวมตามข้อเท็จจริงอาจเป็น 20,000 บาท

กรณีที่สาม เงินเดือน 18,000 บาทและเบิกค่าแท็กซี่ตามใบเสร็จ

พนักงานได้รับมอบหมายให้ไปพบลูกค้าเดือนละสองถึงสามครั้ง บริษัทคืนค่าแท็กซี่ตามใบเสร็จ หากไม่มีการเดินทางก็ไม่มีการเบิก

รายการนี้มีลักษณะเป็นค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงาน ไม่ใช่รายได้ประจำของพนักงาน บริษัทควรบันทึกแยกจากเงินเดือน

กรณีที่สี่ เงินเดือน 18,000 บาทและค่าเดินทางวันละ 100 บาทเฉพาะวันที่มาทำงาน

กรณีนี้ต้องพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติม แม้จะไม่ได้จ่ายในวันลา แต่หากจ่ายในอัตราแน่นอนทุกวันทำงาน ไม่มีหลักฐานค่าใช้จ่าย และมีลักษณะตอบแทนการมาทำงานตามปกติ ก็อาจเป็นค่าจ้างได้

หากบริษัทต้องการให้เป็นเงินช่วยเหลือการเดินทางจริง ควรมีนโยบายที่อธิบายวัตถุประสงค์ เงื่อนไข และการคำนวณอย่างชัดเจน แต่เอกสารเพียงอย่างเดียวไม่สามารถเปลี่ยนข้อเท็จจริงของการจ่ายได้

กรณีที่ห้า จ่ายตามระยะทางกิโลเมตรละ 6 บาทเมื่อใช้รถส่วนตัวไปพบลูกค้า

หากบริษัทจ่ายเฉพาะการเดินทางที่ได้รับอนุมัติ มีบันทึกสถานที่ต้นทาง ปลายทาง ระยะทาง และวัตถุประสงค์ของงาน เงินดังกล่าวมีลักษณะเป็นการคืนค่าใช้จ่ายจากการใช้รถเพื่อประโยชน์ของบริษัท

แต่หากจ่ายเป็นจำนวนเหมาคงที่ทุกเดือนโดยไม่สนใจว่าพนักงานเดินทางจริงเท่าใด ลักษณะของเงินอาจเปลี่ยนไปเป็นค่าตอบแทนประจำได้

การเขียนประกาศงานและหนังสือเสนอจ้างควรระบุอย่างไร

ในประกาศงาน บริษัทควรแยก “เงินเดือน” “ค่าเดินทางประจำ” และ “ค่าใช้จ่ายที่เบิกได้” ออกจากกัน

ตัวอย่างที่ชัดเจนคือ

เงินเดือน 18,000–22,000 บาทต่อเดือน

ค่าเดินทางประจำ 1,500 บาทต่อเดือนตามเงื่อนไขบริษัท

ค่าเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสถานที่เบิกได้ตามจริง

ไม่ควรเขียนเพียงว่า “รายได้รวมสูงสุด 25,000 บาท” หากตัวเลขนั้นรวมค่าล่วงเวลา ค่าเดินทางตามจริง เบี้ยขยัน ค่าคอมมิชชั่น หรือเงินที่ไม่ได้รับประจำ เพราะอาจทำให้ผู้สมัครเข้าใจผิดเกี่ยวกับรายได้ที่รับประกัน

หนังสือเสนอจ้างควรระบุอย่างน้อยว่า ค่าเดินทางมีจำนวนเท่าใด จ่ายเมื่อใด มีเงื่อนไขอะไร จ่ายในวันลาหรือไม่ เปลี่ยนแปลงได้ในกรณีใด และเกี่ยวข้องกับนโยบายโบนัสหรือกองทุนสำรองเลี้ยงชีพอย่างไร

การสื่อสารที่โปร่งใสช่วยลดการปฏิเสธข้อเสนอ ลดการลาออกหลังเริ่มงาน และรักษาความน่าเชื่อถือของนายจ้างได้ดีกว่าการใช้ตัวเลขรายได้รวมที่ดูสูงแต่มีเงื่อนไขจำนวนมาก

ข้อผิดพลาดที่บริษัทควรหลีกเลี่ยง

ข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยคือการตั้งชื่อเงินว่า “ค่าเดินทาง” หรือ “สวัสดิการ” แล้วสรุปทันทีว่าไม่ใช่ค่าจ้าง ทั้งที่จ่ายประจำทุกเดือนและไม่ต้องแสดงค่าใช้จ่ายจริง

อีกข้อผิดพลาดคือการกำหนดเงินเดือนพื้นฐานต่ำ แล้วแบ่งส่วนที่เหลือเป็นค่าเดินทาง ค่าอาหาร ค่าครองชีพ และเงินช่วยเหลือหลายรายการ เพื่อลดฐานค่าล่วงเวลา ค่าชดเชย หรือเงินสมทบประกันสังคม โครงสร้างเช่นนี้อาจดูประหยัดในระยะสั้น แต่มีความเสี่ยงต่อการถูกเรียกชำระส่วนต่างย้อนหลัง

บริษัทไม่ควรหยุดจ่ายค่าเดินทางประจำทันทีเพียงเพราะพนักงานเปลี่ยนไปทำงานแบบ Hybrid หรือ Work from Home หากเงินดังกล่าวจ่ายต่อเนื่องมานานและมีลักษณะเป็นค่าจ้างหรือสภาพการจ้าง การยกเลิกฝ่ายเดียวอาจถูกโต้แย้งว่าเป็นการลดค่าจ้างหรือเปลี่ยนแปลงสภาพการจ้างที่ไม่เป็นคุณ

นอกจากนี้ ฝ่าย HR บัญชี Payroll และภาษีต้องใช้แนวทางเดียวกัน หากสัญญาจ้างระบุว่าเป็นรายได้ประจำ แต่ฝ่าย Payroll ไม่นำส่งประกันสังคม และฝ่ายบัญชีบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายเดินทาง อาจเกิดความไม่สอดคล้องเมื่อมีการตรวจสอบ

บทวิเคราะห์: แบบใดเป็นธรรมและยั่งยืนที่สุด

จากมุมมองของพนักงาน การรวมเงินส่วนใหญ่ไว้ในเงินเดือนพื้นฐานให้ความมั่นคงและช่วยให้เข้าใจรายได้ที่รับประกันได้ง่ายกว่า พนักงานไม่ต้องกังวลว่ารายได้จะลดลงเมื่อมีวันลา เปลี่ยนสถานที่ทำงาน หรือบริษัทแก้ไขนโยบายสวัสดิการ

จากมุมมองของนายจ้าง การแยกค่าเดินทางช่วยควบคุมต้นทุนและออกแบบสวัสดิการให้เหมาะกับลักษณะงานแต่ละกลุ่ม แต่ความยืดหยุ่นดังกล่าวจะเกิดขึ้นได้จริงก็ต่อเมื่อเงินนั้นมีเงื่อนไขที่สัมพันธ์กับวัตถุประสงค์อย่างแท้จริง ไม่ใช่เพียงเปลี่ยนชื่อของค่าจ้าง

โครงสร้างที่ยั่งยืนจึงควรมีลักษณะดังนี้

• เงินเดือนพื้นฐานอยู่ในระดับที่เหมาะสมและเป็นธรรม
• ค่าเดินทางประจำแยกแสดงเพื่อความโปร่งใส
• บริษัทไม่ปฏิเสธสถานะค่าจ้างของเงินที่มีลักษณะเป็นค่าตอบแทนประจำ
• ค่าเดินทางเพื่อทำงานนอกสถานที่ใช้ระบบเบิกค่าใช้จ่าย
• หลักเกณฑ์ใช้กับพนักงานอย่างสม่ำเสมอและอิงปัจจัยที่ตรวจสอบได้
• ประกาศงาน สัญญาจ้าง สลิปเงินเดือน ประกันสังคม และภาษีใช้ข้อมูลสอดคล้องกัน
• การเปลี่ยนแปลงรายการที่เป็นค่าจ้างดำเนินการโดยมีข้อตกลงและเอกสารชัดเจน

สรุป: ค่าเดินทางควรรวมเป็นเงินเดือนหรือแยกจ่าย

โดยหลักแล้ว ควรแยกแสดงค่าเดินทางออกจากเงินเดือน เพื่อให้โครงสร้างค่าตอบแทนโปร่งใสและตรวจสอบได้ แต่ต้องเข้าใจว่าการแยกชื่อหรือแยกบรรทัดในสลิปไม่ได้ทำให้เงินนั้นพ้นจากการเป็นค่าจ้างโดยอัตโนมัติ

หากค่าเดินทางจ่ายเป็นประจำ จำนวนแน่นอน ไม่ต้องมีหลักฐานค่าใช้จ่าย และจ่ายเนื่องจากพนักงานทำงานตามหน้าที่ เงินดังกล่าวมีแนวโน้มเป็นส่วนหนึ่งของค่าจ้าง และอาจกระทบการคำนวณค่าล่วงเวลา ค่าชดเชย เงินสมทบประกันสังคม และภาษี

หากเป็นค่าเดินทางที่เกิดขึ้นจริงจากการปฏิบัติงานนอกสถานที่ มีการอนุมัติ มีหลักฐาน และไม่มีการเดินทางก็ไม่มีสิทธิเบิก ควรแยกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท ไม่ควรรวมเป็นเงินเดือนหรือใช้โฆษณาเป็นรายได้ประจำ

สำหรับพนักงาน ข้อเสนอที่มีฐานเงินเดือนสูงมักให้ความมั่นคงมากกว่าโครงสร้างที่แบ่งเงินจำนวนมากออกเป็นเบี้ยเลี้ยงหลายรายการ ส่วนสำหรับนายจ้าง วิธีที่ลดความเสี่ยงได้ดีที่สุดคือการออกแบบค่าตอบแทนตามวัตถุประสงค์จริง ใช้เอกสารให้สอดคล้องกับวิธีจ่าย และไม่ใช้ชื่อของเงินเป็นเครื่องมือหลีกเลี่ยงสิทธิตามกฎหมาย

หมายเหตุ: การวินิจฉัยว่าเงินรายการใดเป็นค่าจ้างต้องพิจารณาข้อเท็จจริง สัญญาจ้าง นโยบายบริษัท และวิธีการจ่ายในแต่ละกรณี บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำปรึกษากฎหมายเฉพาะคดี

FAQ

ค่าเดินทางถือเป็นเงินเดือนหรือไม่?

ค่าเดินทางไม่จำเป็นต้องเป็นเงินเดือนพื้นฐาน แต่หากบริษัทจ่ายเป็นประจำในจำนวนแน่นอน เพื่อเป็นค่าตอบแทนการทำงาน และไม่ต้องแสดงหลักฐานค่าใช้จ่าย เงินดังกล่าวอาจถือเป็นส่วนหนึ่งของค่าจ้างตามกฎหมายได้

บริษัทสามารถแยกค่าเดินทางออกจากเงินเดือนได้หรือไม่?

สามารถแยกแสดงได้ แต่ต้องระบุวัตถุประสงค์ เงื่อนไข และวิธีจ่ายให้ชัดเจน การแยกชื่อในสลิปเงินเดือนไม่ได้ทำให้ค่าเดินทางไม่เป็นค่าจ้างโดยอัตโนมัติ

ค่าเดินทางต้องนำมาคำนวณค่าล่วงเวลาหรือไม่?

หากค่าเดินทางมีลักษณะเป็นค่าจ้างสำหรับเวลาทำงานปกติ อาจต้องนำมารวมเป็นฐานคำนวณค่าล่วงเวลา แต่หากเป็นการคืนค่าใช้จ่ายตามจริงจากการเดินทางไปปฏิบัติงาน อาจไม่ถือเป็นฐานค่าล่วงเวลา

ค่าเดินทางต้องนำมาคำนวณค่าชดเชยหรือไม่?

หากค่าเดินทางเป็นค่าจ้างตามข้อเท็จจริง ก็อาจต้องนำมารวมในการคำนวณค่าชดเชยเมื่อเลิกจ้าง ไม่ว่าจะใช้ชื่อว่าค่ารถ ค่าพาหนะ หรือเงินช่วยเหลือการเดินทางก็ตาม

ค่าเดินทางต้องส่งประกันสังคมหรือไม่?

หากเป็นเงินที่จ่ายเพื่อตอบแทนการทำงานในเวลาปกติ อาจต้องรวมเป็นฐานค่าจ้างสำหรับคำนวณเงินสมทบประกันสังคมภายใต้เพดานที่กฎหมายกำหนด

ค่าเดินทางต้องเสียภาษีหรือไม่?

ค่าเดินทางประจำที่พนักงานได้รับโดยไม่ต้องแสดงค่าใช้จ่ายจริง โดยทั่วไปอาจถือเป็นเงินได้จากการจ้างงาน ส่วนค่าเดินทางเพื่อปฏิบัติงานที่เบิกตามจริงต้องพิจารณาเงื่อนไขทางภาษีแยกต่างหาก

เงินเดือน 18,000 บาทกับค่าเดินทาง 2,000 บาท เท่ากับเงินเดือน 20,000 บาทหรือไม่?

รายได้ที่ได้รับต่อเดือนอาจเท่ากัน แต่สิทธิภายในบริษัทอาจแตกต่างกัน เช่น โบนัส การปรับเงินเดือน และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ซึ่งบางบริษัทคำนวณจากเงินเดือนพื้นฐานเท่านั้น

นายจ้างสามารถตัดค่าเดินทางได้หรือไม่?

ต้องพิจารณาสัญญาจ้าง ระเบียบบริษัท เงื่อนไขการจ่าย และลักษณะของเงิน หากค่าเดินทางเป็นค่าจ้างหรือเป็นสภาพการจ้างที่พนักงานได้รับเป็นประจำ การตัดหรือยกเลิกฝ่ายเดียวอาจมีความเสี่ยงทางกฎหมาย