ข้อมูลส่วนตัวอะไรไม่ควรใส่ใน Resume? ปกป้องข้อมูลและเพิ่มความเป็นมืออาชีพ

Resume หรือเรซูเม่มีหน้าที่สรุปว่า ผู้สมัครมีประสบการณ์ ทักษะ ผลงาน และคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่งงานเพียงใด ไม่ใช่เอกสารสำหรับรวบรวมประวัติส่วนตัวทุกด้านของชีวิต ผู้สมัครจึงไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลทั้งหมดที่ตนมีลงไป เพราะการเปิดเผยข้อมูลมากเกินไปไม่ได้ทำให้ Resume น่าเชื่อถือขึ้นเสมอไป และอาจนำไปสู่ความเสี่ยงด้านข้อมูลส่วนบุคคล การหลอกลวง การสวมรอย หรืออคติในการคัดเลือกได้

แนวคิดสำคัญคือ ใส่ข้อมูลเท่าที่จำเป็นต่อการประเมินความเหมาะสมกับงานและการติดต่อกลับ ส่วนข้อมูลที่ใช้ทำสัญญาจ้าง ตรวจสอบประวัติ จัดทำประกันสังคม หรือจ่ายเงินเดือน ควรส่งในขั้นตอนที่เหมาะสม หลังจากตรวจสอบตัวตนนายจ้างและได้รับการยืนยันกระบวนการรับเข้าทำงานแล้ว

หลักการนี้สอดคล้องกับแนวคิดเรื่องการเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็นตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 หรือ PDPA ซึ่งกำหนดให้การเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลต้องอยู่ภายใต้วัตถุประสงค์อันชอบด้วยกฎหมายและเก็บเท่าที่จำเป็น แม้หน้าที่ตามกฎหมายจะอยู่กับองค์กรที่เก็บข้อมูล แต่ผู้สมัครก็สามารถนำหลักการเดียวกันมาใช้เพื่อป้องกันตนเองได้ 

Resume ควรมีข้อมูลส่วนตัวมากแค่ไหน

ข้อมูลส่วนตัวพื้นฐานที่เพียงพอสำหรับ Resume โดยทั่วไปประกอบด้วย

• ชื่อและนามสกุล
• หมายเลขโทรศัพท์ที่ติดต่อได้
• อีเมลที่มีความเป็นมืออาชีพ
• จังหวัด เขต หรือพื้นที่ที่สะดวกทำงาน
• LinkedIn หรือเว็บไซต์ผลงาน หากเกี่ยวข้องกับตำแหน่ง
• สถานะสิทธิในการทำงานในประเทศนั้น เฉพาะกรณีที่เกี่ยวข้อง
• ช่องทางติดต่ออื่นที่นายจ้างร้องขออย่างสมเหตุสมผล

นอกเหนือจากนี้ ผู้สมัครควรถามตนเองก่อนใส่ข้อมูลทุกครั้งว่า ข้อมูลดังกล่าวช่วยให้นายจ้างประเมินความสามารถในการทำงานได้จริงหรือไม่ หากตัดข้อมูลนี้ออก นายจ้างยังสามารถพิจารณาเรียกสัมภาษณ์ได้หรือไม่ และหาก Resume ถูกส่งต่อไปยังบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง ข้อมูลนั้นจะสร้างความเสียหายให้ตนเองได้มากเพียงใด

แนวทางการจัดทำ CV ของ Europass ซึ่งอยู่ภายใต้สหภาพยุโรปก็ให้ความสำคัญกับการนำเสนอทักษะและประสบการณ์ที่ตรงกับประกาศงาน โดยแนะนำให้เลือกเฉพาะข้อเท็จจริงและประเด็นหลักที่เกี่ยวข้อง ไม่จำเป็นต้องใส่ประวัติอย่างละเอียดทั้งหมด 

ข้อมูลส่วนตัวที่ไม่ควรใส่ใน Resume โดยทั่วไป

1. เลขบัตรประจำตัวประชาชน

เลขบัตรประจำตัวประชาชนเป็นข้อมูลสำคัญที่สามารถใช้ประกอบการยืนยันตัวตน ทำธุรกรรม หรือเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลอื่นได้ จึงไม่ควรใส่ไว้บน Resume ที่ส่งสมัครงานในขั้นตอนแรก

นายจ้างไม่จำเป็นต้องรู้เลขบัตรประชาชนเพื่อประเมินว่าผู้สมัครมีทักษะหรือประสบการณ์ตรงกับตำแหน่งหรือไม่ การใช้เพียงชื่อ นามสกุล เบอร์โทรศัพท์ และอีเมลก็เพียงพอสำหรับการติดต่อและนัดสัมภาษณ์แล้ว

หากบริษัทต้องการเลขบัตรประชาชนเพื่อจัดทำสัญญา ตรวจสอบตัวตน หรือดำเนินการด้านบุคคล ควรขอในภายหลังผ่านระบบที่มีความปลอดภัย ไม่ควรขอให้ผู้สมัครใส่ลงในไฟล์ Resume ซึ่งอาจถูกส่งต่อ ดาวน์โหลด หรือบันทึกไว้ในอุปกรณ์ของบุคคลหลายฝ่าย

2. หมายเลขหนังสือเดินทางและข้อมูลวีซ่าอย่างละเอียด

ผู้สมัครงานต่างประเทศหรือผู้สมัครชาวต่างชาติอาจจำเป็นต้องแจ้งสถานะสิทธิในการทำงาน แต่ไม่จำเป็นต้องเปิดเผยหมายเลขหนังสือเดินทาง วันหมดอายุ หมายเลขวีซ่า หรือแนบสำเนาหนังสือเดินทางตั้งแต่ขั้นตอนส่ง Resume

สามารถเขียนเพียงว่า

มีสิทธิทำงานในประเทศไทยโดยไม่ต้องขอใบอนุญาตเพิ่มเติม

หรือ

ต้องการการสนับสนุนด้านวีซ่าและใบอนุญาตทำงาน

ข้อความลักษณะนี้ให้ข้อมูลที่นายจ้างต้องการโดยไม่เปิดเผยรายละเอียดของเอกสารราชการมากเกินไป

3. สำเนาบัตรประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน หรือสำเนาหนังสือเดินทาง

ไม่ควรแนบสำเนาเอกสารราชการไปพร้อมกับ Resume เว้นแต่เป็นกระบวนการของนายจ้างที่ตรวจสอบได้ มีเหตุผลชัดเจน และอยู่ในขั้นตอนที่จำเป็นจริง ๆ

การประกาศรับสมัครงานปลอมจำนวนหนึ่งใช้วิธีแอบอ้างเป็น HR เพื่อขอเลขบัตรประชาชน เลขบัญชีธนาคาร สำเนาทะเบียนบ้าน หรือเอกสารส่วนตัว ทั้งที่ยังไม่ได้ยืนยันการจ้างงาน หน่วยงานด้านสื่อสาธารณะและตำรวจสอบสวนกลางจึงแนะนำให้ตรวจสอบบริษัท อีเมล เบอร์โทรศัพท์ และข้อมูลการจดทะเบียนก่อนส่งเอกสารสำคัญ 

หากจำเป็นต้องส่งสำเนาบัตรประชาชนหลังจากตรวจสอบบริษัทแล้ว ควรระบุวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน เช่น

ใช้เพื่อประกอบการจัดทำสัญญาจ้างกับบริษัท ABC จำกัด เท่านั้น วันที่ 15 สิงหาคม 2569

สำนักงานกิจการยุติธรรมแนะนำให้ถ่ายสำเนาเฉพาะด้านหน้าเมื่อเพียงพอต่อวัตถุประสงค์ ขีดเส้นคร่อม ระบุวัตถุประสงค์ ลงลายมือชื่อ และลงวันที่กำกับ เพื่อลดความเสี่ยงจากการนำเอกสารไปใช้ซ้ำ 

4. เลขบัญชีธนาคารและข้อมูลทางการเงิน

Resume ไม่ควรมีข้อมูลดังต่อไปนี้

• เลขบัญชีธนาคาร
• ชื่อผู้ใช้บริการธนาคารออนไลน์
• หมายเลขบัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต
• รหัสผ่าน
• รหัส OTP
• เอกสารรายการเดินบัญชี
• ข้อมูลสินเชื่อหรือหนี้สินส่วนบุคคล

เลขบัญชีธนาคารควรส่งหลังจากได้รับการยืนยันเข้าทำงานแล้ว และส่งผ่านช่องทางทางการของบริษัทเพื่อใช้สำหรับจ่ายเงินเดือนเท่านั้น

คณะกรรมาธิการการค้าแห่งสหรัฐอเมริกา หรือ FTC แนะนำอย่างชัดเจนว่าไม่ควรใส่ข้อมูลธนาคารหรือหมายเลขประจำตัวที่มีความสำคัญลงในใบสมัครหรือ Resume และเตือนว่าการขอข้อมูลเหล่านี้ก่อนการสัมภาษณ์อาจเป็นสัญญาณของการหลอกสมัครงาน 

5. ที่อยู่บ้านอย่างละเอียด

Resume ไม่จำเป็นต้องระบุเลขที่บ้าน หมู่บ้าน ซอย ถนน รหัสไปรษณีย์ หรือพิกัดที่พักอย่างละเอียด เพราะนายจ้างยังไม่จำเป็นต้องส่งเอกสารทางไปรษณีย์ในขั้นตอนคัดเลือกเบื้องต้น

การใส่เพียงจังหวัด เขต หรือพื้นที่กว้าง ๆ ก็เพียงพอ เช่น

• กรุงเทพมหานคร
• เขตบางนา กรุงเทพมหานคร
• อำเภอศรีราชา จังหวัดชลบุรี
• พร้อมเดินทางทำงานในกรุงเทพฯ และปริมณฑล
• พร้อมย้ายที่อยู่
• ต้องการทำงานแบบ Remote หรือ Hybrid

วิธีนี้ยังช่วยให้นายจ้างประเมินเรื่องการเดินทางหรือรูปแบบการทำงานได้ โดยไม่เปิดเผยตำแหน่งที่พักอาศัยมากเกินไป

6. วันเดือนปีเกิดและอายุ

วันเดือนปีเกิดและอายุไม่จำเป็นสำหรับ Resume ส่วนใหญ่ เพราะไม่ได้แสดงถึงความสามารถในการทำงานโดยตรง นอกจากนี้ การเปิดเผยอายุอาจทำให้เกิดอคติโดยไม่ตั้งใจ เช่น การมองว่าผู้สมัครอายุน้อยเกินไป ไม่มีวุฒิภาวะ อายุมากเกินไป ปรับตัวกับเทคโนโลยีไม่ได้ หรือมีแนวโน้มเรียกเงินเดือนสูง ทั้งที่ข้อสรุปเหล่านี้อาจไม่สัมพันธ์กับความสามารถจริง

วิธีที่เหมาะสมกว่าคือแสดงช่วงเวลาการศึกษาและประสบการณ์ทำงานตามความเป็นจริง นายจ้างจะสามารถประเมินระดับประสบการณ์ได้โดยไม่จำเป็นต้องรู้วันเกิดอย่างละเอียด

หากตำแหน่งมีข้อกำหนดด้านอายุโดยชอบด้วยกฎหมายหรือเกี่ยวข้องกับความปลอดภัย บริษัทอาจสอบถามในแบบฟอร์มแยกต่างหาก แต่ไม่ควรใช้วันเกิดเป็นข้อมูลมาตรฐานบน Resume ทุกฉบับ

7. เพศและคำนำหน้าที่ไม่จำเป็น

ผู้สมัครไม่จำเป็นต้องเขียนคำว่า “ชาย” “หญิง” หรือระบุอัตลักษณ์ทางเพศ หากข้อมูลดังกล่าวไม่เกี่ยวข้องกับความสามารถในการทำงาน

ชื่อของผู้สมัครอาจทำให้ผู้คัดเลือกคาดเดาเพศได้อยู่แล้ว แต่การเพิ่มช่องเพศอย่างชัดเจนไม่ได้ช่วยอธิบายทักษะ ประสบการณ์ หรือผลงานเพิ่มเติม และอาจเพิ่มโอกาสที่ผู้ประเมินจะใช้ภาพจำทางเพศในการตัดสินใจ

สำหรับคำนำหน้า เช่น นาย นาง นางสาว หรือคำนำหน้าอื่น สามารถตัดออกได้ใน Resume สมัยใหม่ โดยใช้ชื่อและนามสกุลโดยตรง เว้นแต่เป็นตำแหน่งทางวิชาชีพหรือวิชาการที่เกี่ยวข้อง เช่น แพทย์ ดร. หรือศาสตราจารย์

8. สถานภาพสมรส จำนวนบุตร และแผนครอบครัว

ข้อมูลว่าโสด สมรส หย่าร้าง มีบุตรกี่คน กำลังตั้งครรภ์ หรือมีแผนแต่งงานและสร้างครอบครัว ไม่ควรอยู่ใน Resume เพราะไม่ได้เป็นหลักฐานว่าผู้สมัครจะทำงานได้ดีหรือไม่

ข้อมูลเหล่านี้อาจทำให้เกิดการคาดเดาที่ไม่เป็นธรรม เช่น

• คนโสดอาจย้ายงานง่าย
• คนมีครอบครัวอาจไม่สะดวกทำงานล่วงเวลา
• ผู้หญิงที่แต่งงานแล้วอาจลาคลอด
• คนมีบุตรอาจขาดงานบ่อย
• คนไม่มีครอบครัวน่าจะทำงานได้ตลอดเวลา

การคาดเดาเหล่านี้ไม่ควรเป็นส่วนหนึ่งของการประเมินคุณสมบัติ ผู้สมัครควรพิจารณาจากข้อกำหนดของงานจริง เช่น เวลาทำงาน การเดินทาง การเข้ากะ หรือความพร้อมในการทำงานนอกสถานที่ แล้วตอบเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้อง

9. ศาสนา ความเชื่อทางปรัชญา และความคิดเห็นทางการเมือง

ไม่ควรระบุศาสนา นิกาย ความเชื่อส่วนบุคคล การสนับสนุนพรรคการเมือง หรือความคิดเห็นทางการเมืองไว้ใน Resume เว้นแต่ข้อมูลดังกล่าวเกี่ยวข้องโดยตรงกับลักษณะงาน เช่น สมัครงานในองค์กรศาสนา พรรคการเมือง สถาบันวิจัย หรืองานที่ต้องมีความรู้เฉพาะด้านนั้นจริง ๆ

ตามมาตรา 26 ของ PDPA ข้อมูลเกี่ยวกับเชื้อชาติ เผ่าพันธุ์ ความคิดเห็นทางการเมือง ความเชื่อในลัทธิ ศาสนาหรือปรัชญา พฤติกรรมทางเพศ ประวัติอาชญากรรม สุขภาพ ความพิการ สหภาพแรงงาน พันธุกรรม และชีวภาพ จัดอยู่ในกลุ่มข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหว ซึ่งต้องได้รับการดูแลอย่างระมัดระวังเป็นพิเศษ 

แม้ผู้สมัครจะเป็นผู้เปิดเผยข้อมูลด้วยตนเอง แต่การไม่ใส่ข้อมูลที่ไม่จำเป็นย่อมช่วยลดความเสี่ยงจากการถูกเลือกปฏิบัติหรือการนำข้อมูลไปใช้นอกวัตถุประสงค์

10. เชื้อชาติและชาติพันธุ์

สัญชาติอาจเกี่ยวข้องกับสิทธิในการทำงานในบางกรณี แต่เชื้อชาติหรือชาติพันธุ์มักไม่จำเป็นต่อการพิจารณาความสามารถ

หากนายจ้างต้องการทราบว่าผู้สมัครสามารถทำงานในประเทศนั้นได้หรือไม่ ควรระบุเพียงสถานะสิทธิในการทำงาน แทนการเปิดเผยรายละเอียดเกี่ยวกับเชื้อสาย ครอบครัว หรือเอกสารสัญชาติทั้งหมด

ตัวอย่างที่เหมาะสมคือ

มีสิทธิทำงานในประเทศไทยอย่างถูกต้อง

แทนการใส่หมายเลขหนังสือเดินทาง รายละเอียดบิดามารดา หรือประวัติการได้สัญชาติ

11. ข้อมูลสุขภาพ โรคประจำตัว และประวัติการรักษา

ข้อมูลสุขภาพเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหวตาม PDPA จึงไม่ควรใส่รายละเอียด เช่น

• โรคประจำตัว
• ประวัติการผ่าตัด
• สุขภาพจิต
• รายชื่อยาที่ใช้
• ประวัติการรักษาพยาบาล
• ผลตรวจสุขภาพ
• ประวัติการติดเชื้อ
• หมู่เลือด

หากงานมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยหรือจำเป็นต้องตรวจสุขภาพก่อนเริ่มงาน นายจ้างควรขอข้อมูลดังกล่าวในขั้นตอนที่เหมาะสม ผ่านบุคลากรหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ และแจ้งวัตถุประสงค์อย่างชัดเจน ไม่ควรให้ผู้สมัครเปิดเผยประวัติสุขภาพทั้งหมดใน Resume

12. ความพิการและความต้องการด้านการอำนวยความสะดวก

ความพิการไม่ใช่ข้อบกพร่องทางวิชาชีพ และผู้สมัครไม่จำเป็นต้องเปิดเผยไว้ใน Resume หากไม่ได้เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงาน

ผู้สมัครอาจเลือกแจ้งความต้องการด้านการอำนวยความสะดวกในขั้นตอนนัดสัมภาษณ์ เช่น ต้องการทางลาด ล่ามภาษามือ โปรแกรมอ่านหน้าจอ หรือรูปแบบการสัมภาษณ์ที่เหมาะสม โดยแจ้งเฉพาะสิ่งที่จำเป็น ไม่จำเป็นต้องเปิดเผยผลวินิจฉัยทางการแพทย์ทั้งหมด

กรณีสมัครกับองค์กรที่มีโครงการจ้างงานคนพิการโดยเฉพาะ ผู้สมัครอาจพิจารณาเปิดเผยข้อมูลเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ของโครงการ แต่ควรส่งเอกสารรับรองผ่านช่องทางแยกจาก Resume และตรวจสอบนโยบายความเป็นส่วนตัวขององค์กรก่อน

13. ประวัติอาชญากรรมและหนังสือรับรองความประพฤติ

ประวัติอาชญากรรมเป็นข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหวตาม PDPA จึงไม่ควรเขียนรายละเอียดคดีหรือแนบหนังสือรับรองประวัติอาชญากรรมไปกับ Resume โดยอัตโนมัติ

บางตำแหน่งอาจมีเหตุผลที่จำเป็นต้องตรวจสอบ เช่น งานเกี่ยวกับเด็ก ผู้สูงอายุ ทรัพย์สิน การเงิน ความปลอดภัย หรือข้อมูลที่เป็นความลับ แต่ควรดำเนินการในขั้นตอนที่เหมาะสมและมีการแจ้งวัตถุประสงค์ชัดเจน

หากแบบสมัครงานถามเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม ผู้สมัครควรตอบตามความเป็นจริงและขอบเขตของคำถาม ไม่ควรปกปิดหรือให้ข้อมูลเท็จ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเปิดเผยข้อมูลที่ไม่ได้ถูกถามและไม่เกี่ยวข้องกับตำแหน่ง

14. ส่วนสูง น้ำหนัก และสัดส่วนร่างกาย

ข้อมูลส่วนสูง น้ำหนัก รอบอก รอบเอว หรือขนาดร่างกายไม่ควรปรากฏใน Resume สำหรับงานทั่วไป เช่น งานบัญชี การตลาด ไอที วิศวกรรม ธุรการ ทรัพยากรบุคคล หรือฝ่ายขาย

ข้อมูลเหล่านี้อาจเหมาะสมเฉพาะงานที่มีเหตุผลชัดเจน เช่น นักแสดง นายแบบ นางแบบ งานที่ต้องใช้อุปกรณ์นิรภัยบางประเภท หรืองานที่มีมาตรฐานสมรรถภาพทางกายตามกฎหมาย อย่างไรก็ตาม ควรส่งผ่านแบบฟอร์มเฉพาะหรือ Portfolio ตามที่นายจ้างร้องขอ ไม่จำเป็นต้องใส่ไว้ใน Resume หลักทุกฉบับ

15. รูปถ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน

รูปถ่ายไม่ใช่ข้อมูลที่ “ห้ามใส่” ทุกกรณี แต่ผู้สมัครควรพิจารณาความจำเป็นของรูปถ่ายให้รอบคอบ

สำหรับงานทั่วไป ความสามารถ ประสบการณ์ และผลงานควรเป็นปัจจัยหลักในการคัดเลือก การใส่รูปอาจเปิดเผยข้อมูลที่ทำให้เกิดอคติ เช่น อายุโดยประมาณ เพศ เชื้อชาติ ศาสนาจากการแต่งกาย หรือรูปลักษณ์ภายนอก

หากบริษัทหรืออุตสาหกรรมต้องการรูปถ่ายจริง ควรใช้ภาพหน้าตรงที่เป็นมืออาชีพ พื้นหลังเรียบ แต่งกายเหมาะสม และไม่ใช้ภาพต่อไปนี้

• ภาพจากบัตรประชาชน
• ภาพเซลฟี
• ภาพท่องเที่ยว
• ภาพที่มีบุคคลอื่น
• ภาพที่เห็นบ้านหรือสถานที่ส่วนตัว
• ภาพที่ผ่านการปรับแต่งจนไม่ตรงกับตัวจริง
• ภาพที่มีข้อมูลวันเวลาและสถานที่กำกับ

สำหรับนักแสดง นายแบบ นางแบบ หรืองานสร้างสรรค์ที่ต้องประเมินบุคลิกภาพ ควรแยก Portfolio หรือ Casting Profile ออกจาก Resume หลัก

16. ลายมือชื่อ

ไม่จำเป็นต้องใส่ลายมือชื่อจริงหรือลายเซ็นที่สแกนไว้ใน Resume เพราะ Resume ไม่ใช่สัญญา และไม่ได้ต้องการการลงนามเพื่อให้มีผลทางกฎหมาย

ลายเซ็นอาจถูกคัดลอก ตัดต่อ หรือนำไปวางบนเอกสารอื่นได้ การพิมพ์ชื่อและนามสกุลในส่วนหัวของ Resume จึงเพียงพอแล้ว

หากนายจ้างต้องการให้ลงนามในแบบสมัครงาน หนังสือยินยอม หรือสัญญาจ้าง ควรลงนามเฉพาะบนเอกสารที่ตรวจสอบเนื้อหาเรียบร้อยแล้ว และส่งผ่านช่องทางที่บริษัทกำหนดอย่างปลอดภัย

17. บัญชีโซเชียลมีเดียส่วนตัว

ไม่ควรใส่ลิงก์ Facebook, Instagram, TikTok หรือบัญชีส่วนตัวอื่น ๆ หากเนื้อหาไม่ได้เกี่ยวข้องกับงาน

บัญชีส่วนตัวอาจเปิดเผยข้อมูลจำนวนมาก เช่น

• ความสัมพันธ์ในครอบครัว
• ศาสนาและความคิดเห็นทางการเมือง
• สถานที่พักอาศัย
• กิจวัตรประจำวัน
• สุขภาพ
• ความคิดเห็นส่วนตัว
• ภาพบุตรหรือสมาชิกในครอบครัว
• ประวัติการเดินทาง

ควรใส่เฉพาะบัญชีที่มีวัตถุประสงค์ทางวิชาชีพ เช่น LinkedIn, GitHub, Behance, Dribbble, เว็บไซต์ส่วนตัว หรือ Portfolio ที่เกี่ยวข้องกับงาน และตรวจสอบการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของบัญชีอื่นก่อนเริ่มสมัครงาน

18. ข้อมูลบุคคลอ้างอิงโดยไม่ได้รับอนุญาต

ผู้สมัครไม่ควรใส่ชื่อ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล และตำแหน่งงานของอดีตหัวหน้าหรือบุคคลอ้างอิงโดยที่บุคคลนั้นยังไม่ให้ความยินยอม เพราะเป็นการเปิดเผยข้อมูลของบุคคลอื่นต่อบริษัทที่เขาอาจไม่รู้จัก

วิธีที่เหมาะสมคือ

บุคคลอ้างอิงสามารถแจ้งได้เมื่อมีการร้องขอ

หรือเว้นส่วนนี้ไว้ก่อน เมื่อบริษัทต้องการตรวจสอบบุคคลอ้างอิงจึงขออนุญาตเจ้าของข้อมูลและแจ้งให้เขาทราบว่า บริษัทใด ตำแหน่งใด และอาจได้รับการติดต่อในช่วงใด

19. เงินเดือนเดิมและสลิปเงินเดือน

เงินเดือนเดิมไม่จำเป็นต้องปรากฏใน Resume เพราะ Resume ควรแสดงคุณค่าที่ผู้สมัครสามารถสร้างให้ตำแหน่งใหม่ ไม่ใช่กำหนดมูลค่าของผู้สมัครจากค่าตอบแทนในอดีต

การใส่เงินเดือนเดิมอาจทำให้เกิดผลเสีย เช่น

• นายจ้างใช้เงินเดือนเดิมเป็นฐานกดข้อเสนอ
• ผู้สมัครที่เคยได้รับค่าตอบแทนต่ำยังคงถูกเสนอในระดับต่ำ
• บริษัทมองว่าผู้สมัครเงินเดือนสูงเกินงบก่อนพิจารณาผลงาน
• เปิดเผยข้อมูลค่าตอบแทนซึ่งอาจอยู่ภายใต้นโยบายความลับของบริษัทเดิม

หากประกาศงานขอเงินเดือนที่คาดหวัง สามารถระบุเป็นช่วง เช่น “คาดหวัง 35,000–40,000 บาท ขึ้นอยู่กับขอบเขตความรับผิดชอบและสวัสดิการ” หรือเลือกตอบว่า “สามารถเจรจาได้”

ส่วนสลิปเงินเดือนหรือหนังสือรับรองเงินเดือนควรส่งเฉพาะเมื่อผู้สมัครเข้าใจเหตุผล ตรวจสอบบริษัทแล้ว และยอมรับเงื่อนไขการใช้ข้อมูล ไม่ควรแนบไปกับ Resume ตั้งแต่แรก

ข้อมูลส่วนตัวที่อาจซ่อนอยู่ในไฟล์ Resume

ความเสี่ยงไม่ได้อยู่เฉพาะข้อความที่มองเห็นบนหน้าเอกสารเท่านั้น ไฟล์ Word หรือ PDF อาจมีข้อมูลซ่อนอยู่ เช่น

• ชื่อผู้สร้างเอกสาร
• ชื่อบริษัทเดิมในคุณสมบัติของไฟล์
• ความคิดเห็นหรือคอมเมนต์จากผู้แก้ไข
• ประวัติ Track Changes
• ข้อความที่ลบแต่ยังไม่ได้ยอมรับการแก้ไข
• ลิงก์ไปยังโฟลเดอร์ส่วนตัว
• ชื่อไฟล์ที่มีเลขบัตรประชาชนหรือวันเกิด
• หน้าว่างที่มีข้อมูลเก่าหลงเหลืออยู่
• ข้อมูลจาก Template ของบุคคลอื่น

ก่อนส่ง Resume ควรตรวจสอบ Document Properties ลบคอมเมนต์ ยอมรับหรือปฏิเสธ Track Changes ทั้งหมด เปิดไฟล์ฉบับสุดท้ายเพื่อตรวจทุกหน้า และตั้งชื่อไฟล์อย่างเป็นมืออาชีพ เช่น

Nattapong_Sales_Manager_Resume.pdf

ไม่ควรตั้งชื่อไฟล์ว่า

Resumeใหม่ล่าสุดจริงๆแก้แล้ว2.pdf

หรือ

Resume_1103700XXXXX.pdf

หากประกาศงานไม่ได้กำหนดรูปแบบไฟล์ ควรเลือกไฟล์ที่เปิดอ่านได้ง่ายและรักษารูปแบบได้ดี แต่หากนายจ้างระบุให้ใช้ DOCX หรือรูปแบบอื่น ควรปฏิบัติตามคำแนะนำของประกาศงาน

หากนายจ้างขอข้อมูลส่วนตัวจำนวนมาก ควรทำอย่างไร

การขอข้อมูลเพิ่มเติมไม่ได้หมายความว่าเป็นมิจฉาชีพเสมอไป บางองค์กรมีแบบฟอร์มสมัครงานที่รวมข้อมูลสำหรับหลายขั้นตอน หรือบางตำแหน่งอาจต้องตรวจสอบตัวตนและประวัติตามลักษณะงาน อย่างไรก็ตาม ผู้สมัครควรตรวจสอบความจำเป็นและความน่าเชื่อถือก่อนส่งข้อมูล

ตรวจสอบตัวตนของบริษัท

ควรตรวจสอบว่า

• บริษัทมีเว็บไซต์และช่องทางติดต่อที่ตรวจสอบได้หรือไม่
• อีเมลมาจากโดเมนของบริษัทหรือไม่
• ชื่อตำแหน่งและรายละเอียดงานตรงกันทุกช่องทางหรือไม่
• บริษัทมีที่อยู่และข้อมูลนิติบุคคลหรือไม่
• ผู้ติดต่อมีตัวตนอยู่บนเว็บไซต์หรือช่องทางทางการหรือไม่
• สามารถโทรกลับไปยังหมายเลขกลางของบริษัทเพื่อยืนยันได้หรือไม่

กรมการจัดหางานเคยเตือนกรณีมิจฉาชีพแอบอ้างชื่อและตราสัญลักษณ์ของหน่วยงานราชการเพื่อประกาศรับสมัครงาน โดยมีความเสี่ยงทั้งการสูญเสียทรัพย์และการถูกรีดข้อมูลส่วนบุคคลไปใช้ในทางมิชอบ 

ถามวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน

ผู้สมัครสามารถถาม HR อย่างสุภาพว่า

ขอสอบถามว่าข้อมูลหรือเอกสารนี้ใช้สำหรับขั้นตอนใดของการสมัครงาน และจะจัดเก็บผ่านช่องทางใดครับ/ค่ะ

หรือ

สามารถปิดบังข้อมูลบางส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องกับการพิจารณาได้หรือไม่ครับ/คะ

คำถามดังกล่าวไม่ใช่การไม่ให้ความร่วมมือ แต่เป็นการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างรับผิดชอบ

เมื่อองค์กรเก็บข้อมูลส่วนบุคคล หลักการ PDPA กำหนดให้แจ้งรายละเอียดสำคัญ เช่น วัตถุประสงค์ ประเภทข้อมูล ระยะเวลาจัดเก็บ ผู้ที่อาจได้รับข้อมูล ช่องทางติดต่อผู้ควบคุมข้อมูล และสิทธิของเจ้าของข้อมูล 

แยก Resume ออกจากเอกสารสำคัญ

ควรส่ง Resume เป็นเอกสารชุดแรก ส่วนสำเนาบัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน หนังสือรับรองเงินเดือน ผลตรวจสุขภาพ และข้อมูลบัญชีธนาคารควรแยกส่งในภายหลังตามความจำเป็น

การแยกไฟล์ช่วยควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลแต่ละประเภทได้ และลดโอกาสที่เอกสารทั้งหมดจะถูกส่งต่อไปยังผู้สัมภาษณ์หรือผู้จัดการหลายฝ่ายโดยไม่จำเป็น

ระวังการขอเงินและข้อมูลก่อนสัมภาษณ์

สัญญาณที่ควรระวัง ได้แก่

• ขอให้โอนค่าสมัครงาน
• ขอค่าจองตำแหน่ง
• ขอให้จ่ายค่าอุปกรณ์ก่อน
• ขอเลขบัญชีหรือเอกสารธนาคารทันที
• ขอภาพบัตรประชาชนทั้งหน้าและหลังโดยไม่อธิบายเหตุผล
• กดดันให้ส่งเอกสารภายในเวลาไม่กี่นาที
• ไม่ยอมให้ติดต่อบริษัทผ่านช่องทางทางการ
• ใช้อีเมลส่วนตัวหรือบัญชีแชตที่ตรวจสอบไม่ได้
• เสนอเงินเดือนสูงผิดปกติโดยไม่มีการสัมภาษณ์จริง

FTC เตือนว่ามิจฉาชีพสามารถปลอมตัวเป็นนายหน้าหรือบริษัทที่มีชื่อเสียง และขอเอกสารประจำตัวหรือข้อมูลบัญชีธนาคารโดยอ้างว่าใช้จัดทำเอกสารจ้างงาน ทั้งที่มีเป้าหมายเพื่อขโมยข้อมูลหรือสวมรอยตัวตน 

ตัวอย่างส่วนข้อมูลส่วนตัวใน Resume ที่ควรหลีกเลี่ยง

ตัวอย่างที่เปิดเผยข้อมูลมากเกินไป

ชื่อ: นายสมชาย ใจดี

ชื่อเล่น: ชาย

วันเกิด: 10 มกราคม 2535

อายุ: 34 ปี

เลขบัตรประชาชน: 1-XXXX-XXXXX-XX-X

ศาสนา: พุทธ

สถานภาพ: สมรส มีบุตร 2 คน

ส่วนสูง: 175 เซนติเมตร

น้ำหนัก: 78 กิโลกรัม

กรุ๊ปเลือด: O

ที่อยู่: บ้านเลขที่ 99/99 ซอย…

เลขบัญชีธนาคาร: XXX-X-XXXXX-X

เงินเดือนเดิม: 32,000 บาท

ข้อมูลส่วนใหญ่ในตัวอย่างนี้ไม่จำเป็นต่อการพิจารณาความสามารถ และบางรายการอาจสร้างความเสี่ยงสูงหากเอกสารถูกนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์

ตัวอย่างที่กระชับและเหมาะสมกว่า

สมชาย ใจดี

Sales Supervisor

โทรศัพท์: 08X-XXX-XXXX

อีเมล: somchai.jaidee@email.com

พื้นที่ทำงาน: กรุงเทพมหานครและปริมณฑล

LinkedIn: Somchai Jaidee

Portfolio: somchaijaidee.com

ข้อมูลชุดนี้เพียงพอให้นายจ้างรู้ว่าผู้สมัครคือใคร สมัครตำแหน่งอะไร และสามารถติดต่อหรือดูผลงานเพิ่มเติมได้จากช่องทางใด

วิเคราะห์จากมุมมอง HR: ทำไม Resume ที่มีข้อมูลน้อยอย่างเหมาะสมจึงดีกว่า

ช่วยให้ผู้คัดเลือกโฟกัสที่ความสามารถ

เมื่อ Resume เต็มไปด้วยข้อมูลส่วนตัว ผู้คัดเลือกอาจใช้เวลาอ่านข้อมูลที่ไม่ช่วยตัดสินใจ แทนที่จะเห็นผลงาน ทักษะ และความสำเร็จที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่ง

Resume ที่ดีควรตอบคำถามว่า

• ผู้สมัครเคยทำงานอะไร
• มีความรับผิดชอบระดับใด
• สร้างผลลัพธ์อะไร
• ใช้เครื่องมือหรือทักษะใด
• เหตุใดจึงเหมาะกับตำแหน่งนี้

ข้อมูลส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องไม่ได้ช่วยตอบคำถามเหล่านี้

ลดโอกาสเกิดอคติในการคัดเลือก

ข้อมูลอย่างอายุ เพศ รูปถ่าย สถานภาพสมรส ศาสนา และความพิการอาจกระตุ้นให้เกิดอคติ แม้ผู้คัดเลือกไม่ได้ตั้งใจ การตัดข้อมูลเหล่านี้ออกช่วยให้การพิจารณาอยู่บนพื้นฐานของคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกับงานมากขึ้น

ลดขอบเขตความเสียหายหากข้อมูลรั่วไหล

Resume อาจถูกส่งผ่านอีเมล ระบบรับสมัครงาน บริษัทจัดหางาน หรือผู้จัดการหลายคน ยิ่งมีข้อมูลสำคัญมาก ความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นเมื่อไฟล์ถูกส่งผิดหรือเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตก็ยิ่งสูง

การไม่ใส่เลขบัตรประชาชน ที่อยู่เต็ม เลขบัญชี และเอกสารราชการจึงเป็นการลดผลกระทบตั้งแต่ต้นทาง

ช่วยรักษาอำนาจในการเจรจา

การไม่เปิดเผยเงินเดือนเดิม สวัสดิการเดิม หรือข้อมูลทางการเงินมากเกินไป ช่วยให้ผู้สมัครสามารถเจรจาค่าตอบแทนตามมูลค่าของตำแหน่ง ความรับผิดชอบ และราคาตลาด แทนที่จะถูกจำกัดด้วยฐานเงินเดือนในอดีต

แยกข้อมูลตามขั้นตอนอย่างเป็นระบบ

กระบวนการสรรหาที่เหมาะสมควรแบ่งข้อมูลออกตามช่วงเวลา ได้แก่

1. ขั้นสมัครงาน: ชื่อ ช่องทางติดต่อ ประสบการณ์ ทักษะ และผลงาน
2. ขั้นสัมภาษณ์: ข้อมูลเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับความพร้อมและเงื่อนไขการทำงาน
3. ขั้นตรวจสอบก่อนจ้าง: เอกสารคุณวุฒิ บุคคลอ้างอิง หรือการตรวจสอบที่จำเป็น
4. ขั้นรับเข้าทำงาน: เอกสารราชการ บัญชีธนาคาร ประกันสังคม และข้อมูลสำหรับสัญญา

การขอทุกอย่างตั้งแต่ขั้นแรกไม่เพียงสร้างภาระให้ผู้สมัคร แต่ยังเพิ่มความเสี่ยงด้านการจัดเก็บข้อมูลของนายจ้างเองด้วย

Checklist ตรวจสอบ Resume ก่อนส่งสมัครงาน

ก่อนกดส่ง Resume ควรตรวจสอบคำถามต่อไปนี้

1. มีเลขบัตรประชาชน หนังสือเดินทาง หรือเลขบัญชีอยู่ในไฟล์หรือไม่
2. ใส่ที่อยู่บ้านละเอียดเกินความจำเป็นหรือไม่
3. มีวันเกิด อายุ ศาสนา หรือสถานภาพสมรสที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานหรือไม่
4. แนบสำเนาเอกสารราชการโดยที่บริษัทไม่ได้ร้องขอหรือไม่
5. บุคคลอ้างอิงอนุญาตให้เปิดเผยข้อมูลติดต่อแล้วหรือไม่
6. ลิงก์โซเชียลมีเดียทุกลิงก์เกี่ยวข้องกับงานและเปิดดูได้หรือไม่
7. มีลายเซ็นหรือข้อมูลทางการเงินอยู่ในเอกสารหรือไม่
8. ลบคอมเมนต์ Track Changes และข้อมูลซ่อนในไฟล์แล้วหรือไม่
9. ชื่อไฟล์มีความเป็นมืออาชีพและไม่มีข้อมูลสำคัญหรือไม่
10. ตรวจสอบความน่าเชื่อถือของบริษัทและผู้ติดต่อแล้วหรือไม่
11. Resume แสดงผลงานและทักษะมากกว่าข้อมูลส่วนตัวหรือไม่
12. ข้อมูลทุกส่วนช่วยสนับสนุนว่าผู้สมัครเหมาะกับตำแหน่งอย่างไรหรือไม่

สรุป: Resume ที่ดีไม่จำเป็นต้องเปิดเผยชีวิตส่วนตัวทั้งหมด

ข้อมูลที่ไม่ควรใส่ใน Resume โดยทั่วไป ได้แก่ เลขบัตรประชาชน สำเนาเอกสารราชการ เลขบัญชีธนาคาร ที่อยู่บ้านอย่างละเอียด วันเกิด อายุ ศาสนา ความคิดเห็นทางการเมือง สถานภาพสมรส จำนวนบุตร ประวัติสุขภาพ ความพิการ ประวัติอาชญากรรม ลายเซ็น และข้อมูลส่วนตัวของบุคคลอ้างอิงที่ยังไม่ได้รับอนุญาต

ข้อมูลบางประเภทอาจจำเป็นในกระบวนการจ้างงาน แต่ความจำเป็นไม่ได้หมายความว่าต้องใส่ไว้ใน Resume ตั้งแต่แรก สิ่งสำคัญคือการพิจารณา วัตถุประสงค์ ความจำเป็น ขั้นตอน และความปลอดภัยของช่องทางส่งข้อมูล

Resume ที่มีประสิทธิภาพควรทำให้ผู้คัดเลือกเห็นความสามารถของผู้สมัครได้อย่างรวดเร็ว โดยใช้ข้อมูลส่วนตัวน้อยที่สุดเท่าที่จำเป็นต่อการติดต่อและประเมินคุณสมบัติ การลดข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องจึงไม่ใช่การปกปิด แต่เป็นการสื่อสารอย่างมืออาชีพ ป้องกันความเป็นส่วนตัว และรักษาสิทธิของตนเองตลอดกระบวนการสมัครงาน

หมายเหตุ: บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับการจัดทำ Resume และการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมาย ข้อกำหนดอาจแตกต่างกันตามประเทศ อุตสาหกรรม ลักษณะตำแหน่ง และนโยบายของนายจ้าง